Aprovar ou rejeitar um mapa de deslocação
Objetivo: decidir sobre um mapa de deslocação submetido por um cooperador.
Antes de começar
- Precisa de acesso de administração.
- Para que os valores do mapa sejam calculados, a tabela de valores (€/km e ajudas de custo) tem de estar preenchida. Veja como configurar os mapas de deslocação.
Passos
- No menu, abra Tesouraria e depois Mapas de Deslocação. O número junto ao item conta os mapas Em curso, incluindo os que aguardam resposta do cooperador.
- Por omissão, a lista mostra os mapas Em curso. Para ver outros, mude Filtrar por estado. Se a cooperativa usa a distribuição de tarefas, o filtro Gestor: mostra por omissão só os centros de custo que gere e os que não têm gestor; escolha Todos para ver os restantes.
- Abra o mapa. Reveja o período, o centro de custo e as deslocações. A barra de totais mostra Total Km, Valor Km, Ajudas de Custo e Total.
- Se for preciso, preencha as ajudas de custo de cada deslocação: clique na deslocação, marque Internacional quando se aplica, escolha a Ajuda de custo (%) do dia e clique em Confirmar. A alteração fica gravada de imediato; não precisa de clicar em Guardar, que o leva de volta à lista.
- Decida:
- Aprovar — o mapa fica aprovado e o cooperador é notificado.
- Rejeitar — abre a janela Rejeitar mapa. Escreva o Motivo da rejeição e clique em Confirmar rejeição. O cooperador recebe o motivo com a notificação.
- Para pedir esclarecimentos sem decidir, escreva na secção de mensagens do mapa (Mensagens para a Tesouraria) e clique em Enviar. Num mapa Submetido, a mensagem passa-o para Mais informação; quando o cooperador responde, o mapa volta a Submetido.
Responder a uma pergunta do cooperador
Um mapa em Pergunta tem uma dúvida do cooperador nas mensagens. Responda na secção de mensagens: a resposta devolve o mapa ao cooperador, em Rascunho, para que o complete e submeta. Também pode aprová-lo ou rejeitá-lo diretamente.
Corrigir um mapa já aprovado
Um mapa aprovado não pode ser editado. Abra-o e clique em Voltar a rascunho: o mapa volta a Rascunho e a decisão anterior é apagada. Corrija-o e volte a aprová-lo quando for submetido.
Resultado
O mapa fica Aprovado ou Rejeitado e o cooperador é notificado. Para levar o mapa para a contabilidade, abra-o e clique em Exportar Excel, ou descarregue vários de uma vez.